Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Najczęstszym źródłem dopłaty jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, który regulują przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek utworzyć taki fundusz. Mniejsi pracodawcy mogą go utworzyć dobrowolnie, więc brak funduszu w małej firmie nie jest niczym dziwnym.
Fundusz finansuje między innymi dopłaty do wypoczynku dzieci. O tym, kto dostaje dopłatę i w jakiej wysokości, decyduje regulamin funduszu obowiązujący w danej firmie, a przy podziale środków zwykle liczy się sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby ubiegającej się o świadczenie. Dlatego dwie firmy mogą dopłacać zupełnie inne kwoty do tego samego turnusu.
- Zapytaj w dziale kadr albo u osoby zarządzającej funduszem o aktualny regulamin.
- Sprawdź, czy dopłata dotyczy wypoczynku zorganizowanego, czy także wyjazdów organizowanych samodzielnie.
- Dowiedz się, czy wniosek trzeba złożyć przed wpłatą, czy dopiero po turnusie.
- Zapytaj, czy dopłata jest opodatkowana, bo zależy to od przepisów podatkowych i od zasad funduszu.
Wypoczynek finansowany przez wojewodę
Ustawa o systemie oświaty w art. 92b mówi o wypoczynku finansowanym ze środków pozostających w dyspozycji wojewody. Pierwszeństwo w korzystaniu z takiego wypoczynku mają dzieci objęte pieczą zastępczą, dzieci z rodzin żyjących w trudnych warunkach materialnych, w tym z rodzin wychowujących troje lub więcej dzieci oraz wychowywanych samotnie, a także dzieci z zaburzeniami somatycznymi potwierdzonymi zaświadczeniem lekarskim, mieszkające w środowisku ekologicznie zagrożonym.
Za trudne warunki materialne ustawa uznaje sytuację, w której dochód na osobę w rodzinie nie przekracza kryterium dochodowego z ustawy o świadczeniach rodzinnych. Do obliczenia dochodu bierze się przeciętny miesięczny dochód z trzech miesięcy wybranych spośród ostatnich sześciu, które poprzedzają przekazanie wypełnionej karty kwalifikacyjnej. To ważna wskazówka praktyczna: dokumenty dochodowe zbieraj z kilku miesięcy i wybierz te, które korzystniej opisują sytuację rodziny.
Szczegóły naboru do takich turnusów, terminy i pule miejsc ogłasza w danym roku urząd wojewódzki, więc aktualnych komunikatów szukaj na jego stronie.
Gmina, powiat i ośrodki pomocy
Część gmin i powiatów organizuje własne akcje dofinansowania wypoczynku, zwłaszcza dla dzieci z rodzin w trudniejszej sytuacji. Informacje publikują urzędy, ośrodki pomocy społecznej, szkoły i świetlice środowiskowe. Programy zmieniają się z roku na rok, a pula środków bywa ograniczona, więc im wcześniej zapytasz, tym większa szansa na miejsce.
Pytaj konkretnie: czy w tym sezonie jest program dopłat do kolonii lub obozów, kto może złożyć wniosek, jaki jest termin i czy dopłata idzie do rodzica, czy bezpośrednio do organizatora. Jeśli dopłata trafia do organizatora, urząd zwykle sam wskazuje listę wypoczynków, które może finansować, więc zanim wybierzesz turnus, sprawdź, czy organizator jest na takiej liście.
Fundacje i stowarzyszenia
Fundacje i stowarzyszenia czasem prowadzą programy, które finansują lub współfinansują wypoczynek dzieci. Każda organizacja ma własne zasady: grupę docelową, kryteria dochodowe lub rodzinne, terminy zgłoszeń i dokumenty. Nie zakładaj, że program z poprzedniego roku powtórzy się bez zmian, bo organizacje opierają się na grantach i darowiznach, które bywają inne w każdym sezonie.
Zwróć uwagę, czy organizacja kieruje dzieci na własne turnusy, czy dopłaca do dowolnego wypoczynku. W pierwszym przypadku wybór obozu jest ograniczony, w drugim potrzebujesz oferty od organizatora w formie, którą da się przedłożyć w instytucji.
Jak przygotować wniosek
Prawie każdy wniosek wymaga potwierdzenia kosztów i danych organizatora, a braki w dokumentach to najczęstszy powód zwrotu.
- Ofertę turnusu z ceną, terminem, miejscem i zakresem świadczeń.
- Numer wpisu wypoczynku w bazie wypoczynku, jeśli instytucja go wymaga. Organizator uzyskuje go po zgłoszeniu wypoczynku kuratorowi oświaty.
- Dane rachunku organizatora i projekt albo kopię umowy.
- Dokumenty potwierdzające uprawnienie rodzica, na przykład zaświadczenia o dochodach albo orzeczenie.
- Dane organizatora, w tym informację, czy jest wpisany do rejestru organizatorów turystyki.
Poproś organizatora o ofertę w formie, którą można przedłożyć w instytucji, i zapytaj, czy wystawi fakturę na pracodawcę albo rodzica oraz czy może poczekać z wpłatą do decyzji o dopłacie.
Co zapisać w ofercie, żeby pasowała do wniosku
Organizator, który chce, żeby rodzice łatwo uzyskiwali dopłaty, powinien przygotować ofertę pod urzędnika, a nie tylko pod rodzica. Dobrze, gdy w jednym dokumencie znajdują się: pełna nazwa i dane organizatora, numer wpisu w bazie wypoczynku, dokładne terminy turnusu, miejsce, cena za uczestnika z wyszczególnieniem, co w niej jest, oraz zasady wpłat i rezygnacji.
Warto też przygotować wzór faktury albo rachunku z opisem usługi zgodnym z ofertą, bo urzędy i fundusze porównują nazwę wypoczynku na dokumencie z wnioskiem. W profilu LetnieObozy możesz opisać te elementy w jednym miejscu, a rodzic zobaczy je przy porównaniu ofert. Jak ustalić cenę, opisujemy we wpisie ile kosztuje obóz, a jak zgłosić wypoczynek w zgłoszeniu do kuratorium.
Co jeszcze obniża koszt
Kosztów możesz uniknąć, porównując oferty. Zobacz wpis ile kosztuje obóz i strony kategorii, na przykład kolonie letnie. Zapis wcześnie bywa tańszy, o ile organizator ma jasne zasady rezygnacji, a rodzeństwo czasem korzysta z upustu, o który warto zapytać wprost przed wpłatą.
Od czego zacząć w tym tygodniu
Zacznij od jednego telefonu do kadr i jednego do urzędu gminy, a potem dopasuj turnus do warunków dopłaty, a nie odwrotnie.